De plus en plus, la tendance est à la dématérialisation et au zéro papier en entreprise. Plus rapide, plus pratique et moins cher sur le long terme, passer ses documents à la moulinette numérique dispose de nombreux avantages. 

Mais concrètement, quels types de documents / process sont concernés par la dématérialisation en entreprise ? Focus sur aujourd’hui sur 5 formes que peut prendre la dématérialisation.

Dématérialisation des Signatures en entreprise.

Il est désormais possible de signer ses documents à distance à l’aide d’une signature électronique individuelle.

Comment ça marche ? En fait, c’est un organisme tiers qui vous délivre une signature certifiée et individuelle après avoir étudié un certain nombre de pièces justificatives (identité, appartenance à l’entreprise…). Cette signature peut prendre la forme d’un logiciel embarqué sur votre PC ou bien d’un matériel : le plus souvent un composant externe (clé USB).

C’est un gain de temps certain car il n’est plus obligatoire d’imprimer / signer / scanner un document à chaque fois que l’on souhaite apposer une signature. La signature électronique est une solution de dématérialisation qui séduit de plus en plus de commerciaux de terrain !

Dématérialisation des Factures en entreprise.

Obligation légale pour les entreprises, la dématérialisation des factures permet une meilleure gestion du process de facturation.

L’idéal pour ce type de dématérialisation est qu’elle soit intégrée à un ERP (Un logiciel de gestion d’entreprise). De cette façon, vous allez pouvoir gérer l’ensemble du process client de façon 100% dématérialisée : de la prospection à la facturation.

Dématérialisation des appels d’offres en Entreprise

Obligatoire également pour certains appels d’offres et certaines entreprises, la dématérialisation de la réponse aux appels d’offres est désormais grandement facilitée par le DUME. Le DUME pour Document Unique de Marché Européen, rassemble les formulaires DC1 et DC2 sur votre « cloud » AWS (la plateforme des appels d’offres publics).

L’énorme avantage ici est que ce formulaire est gardé en mémoire une fois qu’il à été prérempli par vos soins : fini la paperasse interminable à chaque appel d’offre !

De plus, le DUME vient se fusionner à l’appel d’offre pour lequel vous souhaitez répondre, remplissant de ce fait automatiquement la partie « Acheteur » lors de la soumission de votre dossier.

En bref avec le DUME, vous n’avez plus qu’à vous concentrer sur votre mémoire technique et ça c’est vraiment génial !

Dématérialisation de la Paie en entreprise

De nombreuses solutions proposent des services de dématérialisation de la paie en entreprise. De cette façon, les employés peuvent les consulter à tout moment et les stocker à loisir sur leur ordinateur ou bien leur service de cloud favori.

Avec cette méthode, fini les frais d’envois postaux pour les entreprises et les malles d’archivage pour les employés.

Dématérialisation de la Gestion RH (GRH) en entreprise

Congés, arrêts maladie, primes, frais… Autant d’éléments qui peuvent être dématérialisés pour plus de facilité.

L’employé et l’employeur peuvent échanger sur chacun de ces éléments à l’aide d’un portail d’accès entièrement dématérialisé qui permet de gérer tout le processus RH. Un vrai gain de temps et d’efficacité !

Comme vous pouvez le voir, la dématérialisation peut prendre de nombreuses formes en entreprise. Le point commun étant un gain de temps et d’argent dans le traitement de l’information : signatures, factures, appels d’offre, paie, GRH…

Si vous souhaitez vous faire accompagner sur ce sujet, n’hésitez pas à contacter nos experts Digitom !