Devenus essentiels au bon fonctionnement de chaque entreprise, association ou administration, les logiciels de gestion ERP (Enterprise Ressource Planning) ou PGI (Progiciel de Gestion Intégrée) doivent cependant être choisis avec soins.

Véritable structure virtuelle de l’entreprise, ils doivent être mis en place au bon moment quand la nécessité s’en fait sentir : organisation qui se complexifie, difficulté de circulation de l’information entre les différents services, vision floue des coûts propres à chaque métier de l’entreprise…

Nous allons ici vous présenter comment choisir le bon logiciel de gestion en deux étapes : tout d’abord en évaluant ses besoins puis, une fois cet audit préliminaire réalisé, en choisissant une offre adaptée à sa structure.

Evaluer ses besoins en logiciels de gestion

Il y a autant de besoins que d’entreprises, cependant de nombreux besoins sont transverses a beaucoup de structures :

Facturation – Comptabilité

Disposer d’un logiciel de facturation – comptabilité est un must pour gérer efficacement ses factures et l’ensemble des dépenses de son entreprise. Si un simple tableur Excel peut suffire pour les micro-entrepreneurs ou bien les TPE, il devient très vite compliqué de gérer sa comptabilité et ses factures quand l’organisation se complexifie.

C’est pourquoi de nombreuses solutions existent : les plus connus restent les logiciels Sage ou encore Ebp mais de nombreuses offres cloud existent également comme par exemple cloudmango.

Notons ici la différence entre les logiciels bruts qui s’installent sur votre SI d’entreprise et les offres cloud qui s’utilisent en ligne. Le terme pour désigner ces dernières est SAAS : Software As A Service : une offre logicielle pour votre besoin.

Gestion de la Relation Client

Envoi de devis, gestion des ventes, fidélisation, segmentation, suivi des statistiques de ventes… Autant d’items pris en charges par un logiciel de GRC (ou CRM en anglais).

Si votre activité comporte une forte partie commerciale ce type de logiciel de gestion vous est essentiel.

Une fois encore, vous avez le choix entre de nombreuses offres logicielles ou cloud, la plus connue étant bien sur Salesforce.

Gestion de projet

Un logiciel de gestion de projet est essentiel pour toutes les structures fonctionnant en mode projet. Ce type de logiciel permet de découper et d’assigner les taches à réaliser tout en s’assurant du bon déroulement du projet dans le temps.

Concernant les solutions elles-mêmes, vous trouverez ici un excellent article comparant les 10 meilleurs logiciels de gestion de projet pour PME.

Gestion du marketing

Un logiciel de gestion marketing devient vite essentiel quand votre entreprise déploie une stratégie marketing à grande échelle : mailings, e-mailings, opérations commerciales, publicités…

Il est aujourd’hui beaucoup question de « Marketing Automation » c’est-à-dire d’un marketing automatisé qui se base sur vos données clients et sur leur comportement afin de leurs fournir la bonne action marketing au bon moment de façon entièrement automatisée (le plus souvent un email comportant une offre personnalisée).

Concernant les solutions, voici ici encore un top 8 des meilleurs outils de marketing automation.

Gestion de ses stocks

Si votre activité comprend la gestion et la vente de produits manufacturés vous allez avoir besoin d’un logiciel de gestion de stocks afin de pouvoir facilement vous y retrouver.

Ici encore de nombreuses offres existent comme le prouve ce top 7. Ou encore, ce top 20 (en anglais) des meilleurs logiciels de gestion de stock.

Gestion des ressources humaines

Enfin, si votre structure comporte un nombre important de salariés, il peut être intéressant de se doter d’un logiciel de GRH. Congés payés – sans solde – maternité, arrêts maladie, frais professionnels, évolution de carrière… Le tout pouvant bien-sur être couplé avec un logiciel de gestion de paie pour une efficacité optimale.

Comme vous pouvez le voir, la liste est colossale.

Pas de panique, nous allons maintenant vous guider afin de trouver la solution la plus adaptée à VOS besoins.

Choisir une offre de logiciel de gestion en adéquation avec son besoin

Pas facile de s’y retrouver entre les logiciels, les offres SAAS, open-sources… Petit comparatif des options qui s’offrent à vous :

Les logiciels de gestion gratuits sur le modèle freemium

Ce sont les logiciels qui conviennent bien aux petites structures. Ils proposent un service en ligne gratuit qui devient payant si vous souhaitez débloquer des fonctionnalités plus avancées.

Les logiciels de gestion à licence unique

Plus adaptés aux grandes structures, ce sont des logiciels installés le plus souvent en dur sur le réseau informatique de l’entreprise qui le met ainsi à disposition de façon sécurisée à ces employées. Ce type de solution nécessite souvent un accompagnement professionnel par une SS2i.

Les abonnements mensuels SAAS

De plus en plus populaires, ces solutions adaptées aux TPE et PME proposent une offre cloud donc accessible via internet qui permet à plusieurs collaborateurs de travailler sur une thématique de gestion donnée : Paie, Relation Client, Projet, Marketing…

Les solutions open-source

Ce sont des logiciels de gestion dont le code est libre et peut être adapté (modularisé) pour coller au plus près du besoin de l’entreprise.

Ici pas de licence à payer mais il est nécessaire de se faire accompagner par un professionnel des logiciels de gestion comme ici à Digitom, afin de mettre en place cette solution

Le plus souvent, un forfait de maintenance est mis en place entre l’entreprise et le professionnel afin d’assurer le bon fonctionnement de la solution.

Les logiciels de gestion par métier

De nombreux logiciels de gestion ont été développés et pensés pour certains métiers spécifiques : docteurs, vétérinaires, avocats, agriculteurs…

Disponibles le plus souvent via une offre cloud, ils peuvent s’avérer intéressants car ils prennent en compte les spécificités propres au métier pour lequel ils ont été pensés.

Le développement sur mesure

Enfin, l’offre la plus complète de logiciel de gestion est celle qui sera développé sur-mesure pour votre entreprise. Dans le cas d’une organisation spécifique, ce type de logiciel de gestion sera tout indiqué. N’hésitez pas à vous faire accompagner par un expert reconnu proche de chez vous. Si vous résidez outre-mer, sachez que Digitom propose également ce type de service.

En espérant que cet article aura su éclaire votre choix de logiciel de gestion. Comme vous avez pu le voir, ce choix sera bien souvent conditionné par deux facteurs :

• La taille de votre entreprise (TPE, PME ou Grand groupe),
• Le métier de votre entreprise: générique ou bien spécifique.

N’hésitez pas à faire appel à nos experts Digitom pour vous accompagner dans le choix et la mise en place d’une solution de gestion pour votre entreprise.